FAXメール転送可?インターネットFAXの気になるデメリットとは

題名:FAXメール転送可?インターネットFAXの気になるデメリットとは

格安に利用できて、スマホ・パソコンで送受信ができる「インターネットFAX」ですが、導入するときの使用環境によっては、かえって不便になる可能性があります。そこで、導入する際の注意点となるインターネットFAXのデメリットについて解説していこうと思います。

この記事を読むことで、以下のような悩みを解決できます。

  • 一般的なインターネットFAXではメール転送が可能か?
  • メール転送のデメリットとは?
  • 導入するときの注意点とは?

(1)メール転送が可能か?

一般的なインターネットFAXではメール転送が可能となっています。そもそもインターネットFAX自体、FAX文書をスマホ・パソコンで送受信できます。そのため、受信するアドレスをEメールアドレスに指定することで可能となります。

(2)FAXメール転送のデメリットとは?

  • 登録できるメールアドレスが少ない

インターネットFAXで受信するためにメールアドレスを登録するのですが、そもそも登録できる枠が10個以下が多く、大人数の情報共有に向いていません。

  • 手間と時間がかかる

受信したFAXを共有する人数が「登録できるメールアドレスの数」を大幅に上回る場合、手間と時間がかかってしまい生産性・効率性が下がります。

  • 誤送信が怖い

インターネットFAXの会社から受信するFAXは情報漏洩の心配がありませんが、受信した側(利用者)から違う人に送信する場合、最も恐ろしいのが誤送信です。

大変重要な受信FAXをメール転送する際、全く関係のない人(第3者)に送信したら情報漏洩が心配です。メール転送をする際は誤送信に要注意です。

  • インターネットFAX自体が少人数向け

そもそもインターネットFAXの機能面を見てみると、企業でインターネットFAXを導入というよりかは、少人数で生産性・効率性を高めることに向いています。

(3)導入する際の注意点とは?

導入するときに注意すべき点として「自分のFAX環境がインターネットFAXに適しているかどうか」です。そして適しているかどうかを確認する際に、把握した方が良い項目は以下の通りとなっています。

  • 1ヶ月あたりの送受信FAX枚数

この枚数が極端に少ない(10枚以下)または多い(200枚以上)と、インターネットFAXでは高く感じる可能性があります。

  • 受信FAXを共有する人数

指定できるアドレスが会社によって限られてくるので、多くなってくると手間が増え時間と手間がかかり、効率性が下がってしまいます。

  • 受信FAXに加筆・修正をするかどうか

加筆・修正する場合、プリンターが必要になります。家庭用プリンターや複合機があるのであれば問題がありません。

  • 紙媒体を送信するかどうか

紙媒体の資料を送信する場合、スキャナーが必要になります。スキャナーや複合機があれば問題がありません。

(4)まとめ

いかがだったでしょうか。インターネットFAXのメール転送の可否やメール転送のデメリット、導入するときの注意点がわかったと思います。デメリットについてまとめると、

  • 登録できるメールアドレスが少ない・・・
  • 大人数のメール転送は生産性・効率性が下がる・・・
  • メール転送の誤送信に細心の注意を払う!

ということです。   

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