faxパソコン管理術/外回り営業効率化に最適サービスの正体は

2020/05/31 faxパソコン管理術/外回り営業効率化に最適サービスの正体は ★記事タイトル<faxを専用機でなくパソコンで管理する方法はこれだ! 4通目> 会社によっては、fax専用機とパソコンを両方業務に取り入れているところがあるでしょう。しかし、これではfaxで受信した紙の書類と、パソコンで作成した書類データを別々に管理しなければなりません。インターネットfaxを使えば、書類の一元管理が可能です。 ・faxとメールの受信をバラバラにしていませんか ・インターネットfaxはwebを使って送受信 ・fax専用機からインターネットfaxに移行する際の注意 今回は、インターネットfaxについて考えるべき点を明らかにします。 ◆faxとメール受信を二重に行なっていては手間がかかる たとえばある製品の設計図を会社間で送受信する場合を考えてみましょう。 設計図を作る側は、コンピューターで図面を作成して、印刷し、faxを使って送ります。 受ける側は、fax用紙と、パソコン同士でメールを使ってやりとりした記録とを、二重に管理しなくてはなりません。 fax用紙では紛失のおそれがあります。faxをwebで使っていれば、パソコン上で一括管理ができます。 これを可能にするのがインターネットfaxなのです。企業が本社と支社に分かれているような場合、社内ネットワークを組まなくとも、インターネットfaxを使ってデータの送受信ができます。 ◆ファックスをネットで送ることにより経費節減 インターネットfaxを使えば、fax専用機を使わなくても、faxをネットから送ることでパソコン、スマホ、タブレットで書類を共有することができます。 今の時代は経費節減が課題になっています。 fax専用機は維持費がかかります。機器本体のリース代、紙やインクカートリッジのランニングコストなど、無視できない金額です。 職場では1人1台パソコンを与えられているのが普通になっています。faxでpdfファイルを受信するとき、いちいち印刷する手間が省けます。 インターネットfaxはfax専用機を使った場合に比べて低コストになる例が多いので、一度導入を検討してみるとよいでしょう。メールとfaxを別々に送る必要はないのです。 ◆fax専用機からwebを使ったインターネットfaxに すでにfax専用機を導入している企業も多いでしょう。 経費削減の観点からインターネットfaxを導入するに当たっては、その旨を本社・支社間といった内部はもちろん、外部の取引先にも知らせなければなりません。 fax番号が変更になるのです。重要な内容ですので、電話で知らせるのはもちろんのこと、メールなど形に残るもので知らせてあげる必要があるでしょう。 外部には一斉配信メールで知らせるとともに、場合によっては書類を郵送するなどして、通知にもれがないようにしましょう。 ◆インターネットfaxを導入するかどうか見積もりを fax専用機をやめて、インターネットfaxを導入するかどうかは、実際にファックスを一日にどれくらい送るか、また現在の電話回線が何を使っているのか(光回線など)により経費が変わってきますので、見積もりをとってみるとよいでしょう。 ・書類を電子データ化して、一元管理することが大切 ・インターネットfaxは経費削減の一方策 ・fax番号の変更は周知に十分な配慮を せっかくインターネットfaxという技術があるわけですから、検討の余地はあると考えられます。

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