faxスマホ受信ならefax?おススメ理由とデメリット大検証

【faxスマホ受信ならefax?おススメ理由とデメリット大検証】

「リモートワーク」という言葉も浸透してきた昨今ですが、インターネット上にて仕事をする事も並んで浸透しています。

では、何故ここまで利用されるのか?
デメリットも踏まえて紐解いてみます。

・業務時間の短縮による人件費の見直しが可能
・従業員の過重労働が軽減される
・itには向き不向きがある

▽業務時間の短縮は、従業員のモチベーション維持にも繋がる

ブラック企業とは認識していなくても実際は定時で帰社する事に否定的な経営をしていませんか?
社員もまた定時で帰社する事に罪悪感を覚えたり、従来型の企業体制が実は全体的な効率化にはなっていないと考えて良いでしょう。

業務時間内に自らが担当する仕事が終われば帰社する。
そして翌日のモチベーション維持にも繋がると考えます。

そして、残業時間の軽減はおのずと人件費削減にも繋がっていきます。
そんな時に利用すべきインターネットなのです。
業務の効率化は経営者にとっても従業員にとってもあればあるほど良いのです。

インターネット上で経費の面から見ても取り入れ易く、利便性の高いものがインターネットfaxだと思います。

▽従業員へ過重労働は非効率且つ現代には見合わない!

よく耳にする事は、事務処理の関係上、行わなければならない無駄な時間があるという点です。
出先からまた会社に戻り、必要な書類等を受け取りまた取引先へと限られた業務時間が「移動」という点で削られるのです。

その点、インターネットfaxならば取引先からの必要書類や発注書等が個々に確認出来るので「時間」の有効活用が可能です。
またデータとして共有出来るのでわざわざ事務処理担当者へ報告する場合もその場で解決出来ます。

インターネットfaxの中でも利用者が多く、様々な業務に便利なアプリが「efax」かと思います。
ビジネス用に作られたサービスなのでPCのみならずスマートフォンにも対応、またfax番号が050~始まるインターネットfaxが多い中efaxは全国57都市の市外局番から選択可能です。
相手先が複合機の場合、050~の番号を受信出来ないケースもあるので取引先への配慮にも利便性が高いのではないでしょうか。

また各種のデータ形式に対応しているので、送受信に不便を感じる事なく利用出来るでしょう。

▽it化には慣れが必要な場合も…

デメリットとしては、使用する従業員がストレス無くit化に対応出来るかという点です。
導入は簡単ですが業務の遅延になってしまっては元も子もないですから、efaxだけに設けられた30日間のトライアル期間を利用し、社内全体の業務が向上したかを確認してから本契約が良いでしょう。

30日間以降もサポートセンターに申請しなければ契約更新となりますのでその点だけ注意して、業務の効率化を確認してみてください。

インターネットFAXにデメリット!?FAXアプリの使い易さ検証!

題名:インターネットFAXにデメリット!?FAXアプリの使い易さ検証!

昨今の新型コロナの影響でテレワーカーが増えてきました。今までオフィスでしかできなかったFAXは、個人でインターネットFAXを利用することにより、時間や場所に縛られずにFAXの送受信ができるようになりました。

そんな大変便利なインターネットFAXですが、メリットがある反面もちろんデメリットも存在します。しかし、そんなデメリットも一部のインターネットFAXでは解決することができるのです。

この記事を読むことによって、以下のような悩みを解決できます。

● インターネットFAXのデメリットとは?
● デメリットの解消法とは?
● どのインターネットFAXがオススメなのか?

(1)インターネットFAXのデメリットと解消法とは?
● デメリット①:インターネット環境が必要・・・
インターネットFAXは固定電話回線を使わず、インターネット回線を利用します。いつでもFAXを受信するためには、常にインターネットが接続されている端末が必要になります。

● デメリット②:修正するには一度プリントアウトが必要・・・
インターネットFAXはペーパーレスで送受信ができることが魅力の1つなのですが、受信したFAXに加筆・修正するには一度プリントアウトしなくてはいけません。そのため、プリンターが必要となっていきます。

● デメリット③:紙媒体を送信する際にスキャナーが必要・・・
インターネットFAXで送信するときに、もともとPDFなどのデジタルデータならそのまま送信できるのですが、紙の資料を送信するときにはスキャナーでデジタルデータに変換しなくてはいけません。

● 解決方法:スマホのFAXアプリを利用する!
そんなインターネットFAXの3つのデメリットを解消することができるのが「スマホアプリ」を利用することです。おそらく、スマホはいつでもインターネット回線が接続されているので、デメリット①は解消できます。

そしてデメリット③に関しては、スマホカメラで紙の資料を撮影しアプリで送信できるので解消できます。しかし、デメリット②に関しては、会社によって解決できるところとできないところがあります。

(2)FAXアプリ①:eFax
「eFax《公式サイト》」のスマホアプリで使用できる機能は以下の通りとなっています。「eFax」残念ながらデメリット②を解消することはできません。

1. スマホカメラで撮影したものをFAXで送信可能
2. FAXの送受信がアプリで完結
3. スマホ内のコンタクトリストが利用可能

(3)FAXアプリ②:メッセージプラス
「メッセージプラス《公式サイト》」のスマホアプリで使用できる機能は以下の通りとなっています。手書き編集機能があるのでデメリット②を解消することができます。

1. スマホカメラで撮影したものをFAXで送信可能
2. FAXの送受信がアプリで完結
3. 音声メッセージの確認
4. 受信したFAXの手書き編集機能

(4)FAXアプリ③:faximo
「faximo《公式サイト》」のスマホアプリで使用できる機能は以下の通りとなっています。残念ながら「faximo」ではデメリット②を解消することができません。

1. 送受信FAXの確認・閲覧
2. FAXの送受信がアプリで完結
3. 送受信FAX画像のダウンロード
4. その他のアプリとの連携

(5)まとめ
いかがだったでしょうか。インターネットFAXのデメリットは3つのうち2つはどの会社でもアプリで解消することができますが、残りの1つは「メッセージプラス」のみ解決できそうです。まとめると、

● FAXアプリでFAXの送受信が完結する!
● 紙の資料はスマホカメラで撮影できれば送信できる!
● 加筆・修正は「メッセージプラス」のみ端末上で可能!

ということです。   

スマホFAX無料?話題のインターネットFAX大比較!

題名:スマホFAX無料?話題のインターネットFAX大比較!

新型コロナウイルスの影響を受け、日本全国で「緊急事態宣言」が発令されていますが、期間が延長される確率が非常に高いです。自営業経営者であろうとなかろうと、より一層資金のやり繰りが大変になるのは想像に難くないです。

ニュースでも度々取り上げられていますが、様々な業種で連携をとり、新たなビジネスチャンスをゲットしています。その「新しいビジネスチャンス」をつかむためにも「情報のやりとり」が重要となってきます。

「情報のやりとり」で使われる道具の筆頭がFAXだと思いますが、最近利用者が増えてきているのが従来のFAX機・複合機と異なる「インターネットFAX」です。この「インターネットFAX」の中でも料金・スマホで利用できる機能の2点について比較していこうと思います。

この記事を読むことで、以下のような悩みを解決できます。

● インターネットFAXを利用するメリットとは?
● 料金が最も安いのは?
● スマホでの機能が使いやすいのは?

(1)インターネットFAXを利用するメリットとは?
● ペーパーレス!
インターネットFAXは従来のFAX機・複合機と異なり、FAXの送受信に紙を一切使いません。スマホ・パソコンで完結します。従来のFAX機・複合機ですと、FAXを受信するたびに紙・インク、いわゆる「消耗品」を使います。それを一切使わないので、経費の削減にもつながります。

● 格安料金!
従来のFAX機・複合機をレンタル・リースするにも、毎月最低でも10,000円はかかります。それに加えて「消耗品代」もプラスされます。インターネットFAXの場合、普通に使う分にはだいたい毎月5,000円以下に抑えることが可能です。

● 利用する場所に縛られない!
従来のFAX機・複合機だと機械が設置してある場所でしかFAXができませんでしたが、インターネットFAXだとスマホ・パソコンで完結するので、利用する場所に縛られません。自宅であろうと、オフィスであろうと、出張先であろうといつでもFAXの送受信ができます。

(2)スマホFAX①:eFax
● 月額料金
月払いプランだと1,500円/月かかり、年払いプランだと18,000円/年かかります。送受信ともに毎月150枚までは無料で、151枚以降は10円/枚かかります。

● スマホ機能①
紙の資料や会議で使用したホワイトボードの内容をスマホのカメラで撮影し、そのままFAXすることができます。

● スマホ機能②
FAXの送受信が各ストアでダウンロードできるスマホアプリで完結します。おそらくパソコンよりもスマホの方が使い慣れているので、操作性は抜群です。

(3)スマホFAX②:メッセージプラス
● 月額料金
月払いプランだと950円/月かかり、年払いプランだと9,500円/年かかります。受信に関しては何枚でも無料ですが、送信に関しては15円/月かかります。ただし、メッセージプラス同士の場合は送信も無料となります。

● スマホ機能①
FAXの送受信がスマホアプリで完結します。端末で撮影した資料などを送信することができます。

● スマホ機能②
メッセージプラス独自の留守番電話機能を使うことができます。利用しているFAX番号にかかってきた留守番電話をスマホアプリでいつでも聞くことができます。

(4)スマホFAX③:faximo
● 月額料金
月額基本料金は1,080円/月かかりますが、請求書を郵送しない場合140円割引になり、940円/月となります。送信に関しては14円/枚かかり、受信に関しては、毎月1,000枚までは無料となっており、1,001枚以降は9円/枚かかります。

● スマホ機能
他のインターネットFAX同様、スマホアプリでFAXの送受信ができます。

(5)比較した結果・・・
● 料金
月払いプランで、FAXの送受信をそれぞれ50枚したと仮定するとそれぞれかかる費用は・・・

○ eFax:1,500円
○ メッセージプラス:1,700円
○ faximo:1,780円

つまり、eFax < メッセージプラス < faximo ということです。 ● スマホアプリ 3社ともスマホアプリの機能はあまり変わりませんが、メッセージプラスの留守番電話機能は便利だと思います。 (6)まとめ いかがだったでしょうか。インターネットFAXのメリット、そして3社の料金・スマホアプリ機能がわかったと思います。まとめると ● 料金に関してはeFaxが最も安く、次にメッセージプラス ● スマホアプリに関してはあまり変わらない・・・ ● 総合的に考えてeFaxがオススメ ということです。   

インターネットfaxは比較が重要!efaxスマホ受信無料は本当?

【インターネットfaxは比較が重要!efaxスマホ受信無料は本当?】

せっかく導入するならば良いものを!と考える事は自然な事ですよね。
インターネットfaxも然り。

では早速、比較してみましょう。

・自社の毎月使用する頻度で決める
・インターネットfaxで業務が効率化
・乗り遅れない為にインターネットfaxを!

▽自社の使用頻度をご存知ですか?

faxを多く使用する、しないという自社分析も踏まえたうえでインターネットfaxを選ぶ事も重要な要素です。
そして、スマートフォンで行えるものが良いでしょう。

様々なインターネットfaxを提供する企業がありますが、efaxが1番需要率が高いかと思います。

・efax
まずfax番号を選択する点で、全国57都市の市外局番を選ぶ事が出来るので人気の市外局番を自社のfax番号にする事も企業アピールとして魅力的です。

そして、初期費用は1000円、月額1500円ですがインターネットfaxの中で1番多い無料分送受信枚数がfaxの使用の多い企業には特に良いサービスではないでしょうか?

送受信共に150枚が無料なので使用頻度の少ない企業は無料分だけで月の業務が行えますね。

▽インターネットfaxで業務効率化を!

efaxはスマートフォンでも送受信が出来るので、営業が主な業務の人はリアルタイムで顧客への対応が可能です。
顧客管理は、早ければ早いほど良いでしょうからその点から見てもインターネットfaxの需要性は高いでしょう。

またビジネス用としてのサービスですから勿論faxの送り状も添付されますので相手側にもミスなく送信が出来るので複合機では紛失等が起こりがちなミスもインターネットfaxではありません。

全体的な業務効率化が見込めるのではないでしょうか?

▽すでに取り入れている企業に遅れをとらないように!

複合機には、維持費に重ねて場所を取る難点があり、用紙の補充や定期的なメンテナンス代と経費としてかかるものが多いので、インターネットfaxに切り替える企業が増えています。

複合機からefaxに変更する場合、番号もそのまま移行出来ますし、取引先に迷惑をかける事なく業務にも支障はさほど無いでしょう。

またefaxは、30日間のトライアル期間があるので従業員の使用した実際の声を元に導入するか検討出来る事が最大の利点と言えるでしょう。
経営者の一存で決めても従業員が不便と感じていては業務の効率化も見込めませんからね。

トライアル期間中に従業員の声も聞き、導入する流れがベストな体制でしょう。
乗り遅れない経営を見極め、導入してみましょう。

インターネットfaxデメリットはweb環境?ありがちトラブルは?

【インターネットfaxデメリットはweb環境?ありがちトラブルは?】

日に日に進化を遂げるit環境ですが少し言語が簡略化し過ぎていてインターネットとWebが同じような意味合いで使用されているように思います。

まず、インターネットの中にある1部がWebという認識が理解しやすいのかと思いますね。
つまり、ベースがしっかりとしたもの(インターネット環境)の向上を図る事が大切となります。

次いで、インターネットの進化と共に増えつつあるインターネットfaxにもデメリットがある事を理解する事も必要となります。

・1部デジタル回線に送信出来ない
・従来使用していたfax番号をインターネットfaxに変更する際引き継げない
・ある程度のit知識が必要となる

▽1部のデジタル回線に送信出来ない場合もある!

取引先が複合機を利用している場合、稀にインターネットfaxの内容を受信出来ない状況があるのです。

これは複合機の機種によるものかと思いますが取引先に送信出来ない状況は大変困る事でしょう。
そのような場合はコンビニ等の複合機を利用し、取引先に対し配慮する必要がありますね。
多少、非効率ではありますがit化に慎重な企業もあるという事も視野に入れておきましょう。

▽従来使用していたfax番号が使用出来ない場合も!

インターネットfaxは、ペーパーレス化並びにいつでも送受信が出来る点で効率的ですが従来使用していたfax番号の変更までして導入するべきかと懸念していませんか?
確かにそれは迅速に対応したい意識から生まれる懸念材料でしょう。
しかし、番号をそのまま移行出来るナンバーポータビリティを利用する事でその懸念材料は払拭する事が可能です。

・Toones
こちらのアプリはToonesの中にあるサービスの1部となり「秒速fax」から利用出来るサービスです。
個人事業主から中小企業向けのサービス展開で細かくサービス設定が可能ですのでインターネットfaxと複合機、どちらが良いか検討中ならば提案を受けてみても良いでしょう。

▽it知識がある程度必要とされる!

従業員の雇用状況によっては、インターネット自体に抵抗があったり、知識量があまり無い内情を抱える企業もあるので、インターネットfax導入には、多少なりとも知識が必要とされますのでその点は自社で改善する、もしくは新たにit管理を任せる人材雇用が必要でしょう。

しかしながら、インターネットfaxサービス側も利用者の利便性を優先していますのでサポート面でも安心出来るかと思います。

メリットもあればデメリットもある。
それは何事にも付いて回る事です。
必要な事はデメリットを知り、そのデメリットを上回るメリットがあるならば利用するべきだという事です。

it化の進む現代社会において前向きに検討する事が重要な課題なのではないでしょうか。

新型コロナは複合機使用NG!自営業経営で犯しがちな失敗とは

新型コロナは複合機使用NG!自営業経営で犯しがちな失敗とは15通目

新型コロナウィルス感染拡大防止のため、不要不急の外出自粛やテレワークや在宅勤務が推奨されています。自営業経営者や中小企業経営者は、出勤を余儀なくされる機会も多いと思いますが、テレワークを進めるにあたっての注意点を説明します。

◆新型コロナウィルス感染拡大防止のためには
新型コロナウィルスの拡散防止には、不要不急の外出を控える必要があります。しかし、業務は継続しなければなりません。そのために、企業には在宅勤務などのテレワークのように自宅からリモートで業務を行うことが推奨されています。また、「3つの密」を避けることです。つまり「換気の悪い密閉空間」、「多くの人が集まる密集場所」、「2m以内の距離で会話や共同行為をする密接場面」です。

◆テレワークに対応できているか?
働き方改革が提唱され、以前から在宅勤務などのテレワークを促進することが求められていますが、通常業務と違う場で業務することに対応して切れていないことが多いのが現状です。新型コロナウィルスが猛威を振るい、テレワークに消極的だった企業や自営業経営者も、対応を迫られるようになりました。

◆新型コロナウィルス感染経路とは?
新型コロナウィルスは、飛沫感染、接触感染で感染すると言われています。閉鎖した空間で、近距離で多くの人と会話するなどの環境では、咳やくしゃみなどの症状がなくても感染を拡大させるリスクがあります。「飛沫感染」とは、感染者の飛沫(くしゃみ、咳、つばなど)と一緒にウイルスが放出され、そのウイルスを口や鼻などから吸い込むことで、他の人が感染します。「接触感染」とは、感染者がくしゃみや咳を手で押さえた後、その手で周りの物に触れるとウイルスがつきます。他の方がそれを触るとウイルスが手に付着し、その手で口や鼻を触ると粘膜から感染します。

◆オフィスへの出勤は新型コロナウィルス感染リスクが高まる?
新型コロナウィルスは、飛沫感染や接触感染で感染することから、オフィスへの出勤は感染リスクを高める行為です。
一つは、公共交通機関を利用することにより、不特定多数の人が密閉空間に集まるため、密の状態が出来上がります。
さらに、出勤をすることで、狭いオフィス内に密ができます。打ち合わせなどで会話をする機会も多いでしょう。
オフィスでは、共同で使用する機器や資材があります。たとえば、複合機などです。ここから接触感染の危険性があります。

◆自営業経営者が注意すべきこと①健康管理
上述したように、従業員を出勤させることには大きなリスクが伴います。自営業経営者として、ウィルスを持ち込まない、持ち込ませない対応が必要です。
1.交代勤務や時差出勤、テレワークの活用
2.就業場所の換気や除菌の徹底
3.不要不急な会議や打ち合わせの見直し
これらは、従業員と顧客の健康を守るうえで重要なことです。

◆自営業経営者が注意すべきこと②休業手当と労災
また、従業員を休ませるか出勤させるかは、よく注意して検討しましょう。
休業を余儀なくされた場合、欠勤中の賃金や有給休暇の取り扱いを話し合っておきましょう。休業を避ける努力をしていない場合は、休業手当の支払いが必要となる場合があるので、自宅勤務ができるかどうかを検討する必要があります。
新型コロナウィルスの影響で人手不足のために労働時間が長くなる場合は、1年単位の変形労働時間制を導入することなどを検討しましょう。
やむを得ず出勤させた場合も注意が必要です。業務や通勤が原因で新型コロナウィルスに感染し発症したと認められる場合には、労災保険給付の対象となります。

◆まとめ
すすまない働き方改革を、この機会に見直してみましょう。テレワークや時差出勤を導入し柔軟な働き方を認め、不要な会議を減らし、テレビ会議にするなど、無駄をなくしていきましょう。
・新型コロナウィルス感染防止には、3つの密を避けて、テレワークを活用する
・新型コロナウィルスは、飛沫感染、接触感染で感染する
・オフィスへの出勤は、感染リスクが高まる
・従業員の健康を守るため、交代勤務や時差出勤、テレワークを活用するとともに、不要不急な会議や打ち合わせを見直す
・従業員の休業手当や有給休暇を話し合う。

新型コロナでリスク増!コンビニfaxは感染と●●に注意

新型コロナでリスク増!コンビニfaxは感染と●●に注意 14通目

新型コロナウィルスが猛威を振るっています。感染リスクを抑え、拡大を防止し、ウィルスを封じ込めるため、国を挙げて対策を行っています。不要不急の外出自粛や、テレワークや在宅勤務を活用した出勤者削減など、外に出る機会が減っていますが、まだまだ日本の紙文化は残っており、日常生活でFAXを利用しなければならない機会も多いと思います。

オフィスに出勤ができない、自宅にFAXがないという理由でコンビニFAXを利用する人に、新型コロナウィルス感染リスクを減らすため、コンビニFAXを利用する注意点を説明します。

◆新型コロナウィルスはどのように感染するのか
新型コロナウィルスの感染経路について、厚生労働省のウェブサイトでは、飛沫感染、接触感染で感染すると言われています。閉鎖した空間で、近距離で多くの人と会話するなどの環境では、咳やくしゃみなどの症状がなくても感染を拡大させるリスクがあるのです。

◆飛沫感染とは、接触感染とは、
同じく厚生労働省のウェブサイトに飛沫感染と接触感染について説明されています。
「飛沫感染」とは:感染者の飛沫(くしゃみ、咳、つばなど)と一緒にウィルスが放出され、他の方がそのウィルスを口や鼻などから吸い込んで感染します。
「接触感染」とは:感染者がくしゃみや咳を手で押さえた後、その手で周りの物に触れるとウィルスがつきます。他の方がそれを触るとウィルスが手に付着し、その手で口や鼻を触ると粘膜から感染します。

◆コンビニFAXを利用すると感染リスクが上がる?
オフィスに出勤できない、自宅にFAXが無い人は、コンビニFAXを利用せざるを得ません。外出自粛が要請されている中でコンビニに行くと、どうなるでしょうか。まずは、飛沫感染のリスクがあります。コンビニは不特定多数の客が来店します。その中に感染者がいた場合は、狭い店内に飛沫が飛散し、それを吸い込んで感染することが考えられます。また、感染者が触れたFAX端末に触れることでウィルスが付着し感染します。

◆コンビニFAXのデメリット
コンビニFAXは新型コロナウィルスの感染リスクがあるだけでなく、他にもデメリットがあります。一つは、送受信の料金が高いことです。送受信1枚ごとに料金がかかるので、頻繁に利用する人には向いていません。二つ目は、用紙を使用することで、用紙代がかかり、さらにそれを処分する手間がかかります。万が一その用紙を置き忘れたら…情報漏洩のリスクも伴います。

◆利用環境や頻度ではインターネットFAXがおすすめ
自宅にインターネット環境があり、頻繁に利用するならインターネットFAXがおすすめです。頻繁に利用するのであれば、月額料金で利用できるので料金を気にする必要がなく、その都度コンビニに足を運ぶ必要がないため、手間も感染リスクも軽減できます。
また、インターネットFAXならペーパーレスのため、用紙代がかからないため、経費削減に貢献できます。用紙を処分する手間がいらないので、情報漏洩リスクも軽減できます。

◆まとめ
新型コロナウィルス感染防止、ウィルス封じ込めのため、外出自粛や在宅勤務が推奨される中、コンビニFAXを利用する機会も増えますが、感染リスク軽減と経費削減のため、インターネットFAXをお勧めします。
・コンビニFAXを利用すると新型コロナウィルス感染リスクが高まる
・コンビニFAXを利用すると、飛沫感染、接触感染の機会が増える
・コンビニFAXは、経費が増え、情報漏洩のリスクがある
・インターネットFAXなら、新型コロナウィルス感染リスクを抑え、経費削減できる

固定電話faxは時代遅れ?バーチャルオフィス起業成功の秘訣

固定電話faxは時代遅れ?バーチャルオフィス起業成功の秘訣

今まさに起業を検討しているあなたは必見です。
近年の働き方改革で多彩な働き方が認められる時代です。スモールビジネスの経営者、フリーランスを中心に特定のオフィスを持たないレンタルオフィスやバーチャルオフィスが注目されています。
ここではバーチャルオフィスとは何か、バーチャルオフィスのメリットなどを解説します。

◆バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、仮想の事務所です。
事務所を構えることなく、事業を始める際に必要な住所、電話番号などの基本的な情報を借りられるものです。バーチャルオフィスの基本的なサービスがこの「住所貸し」というものです。

◆レンタルオフィスとの違いは
レンタルオフィスは、必要な備品や通信機器などがすでに設置されている場所です。様々な人が同じフロアで仕事をするコワーキングスペースやシェアオフィスと異なり、個室となっているため、通常の貸事務所とほぼ同じ機能があります。

◆バーチャルオフィスのメリットとは
1.コストが安い
バーチャルオフィスは、レンタルオフィスより格安でオフィスを持つことができます。起業したばかりの売り上げが少ない状況でオフィスの賃料を支払うのは大きなリスクと言えます。賃料だけでなく、雑費や設備維持費などをほぼゼロにすることができます。自宅で起業するよりはコストはかかりますが、月々5,000円程度から利用できます。

2.顧客からの信頼性が高い
会社の住所は顧客から信用を得るために重要な要素です。会社の登記情報、ホームページなどから、街の一等地に会社があることで、顧客は安心して任せられます。

3.個人情報を守ることができる
フリーランスや女性起業家は自分の住所を明かさなくてもよいというメリットがあります。自宅をオフィスとして起業することもできますが、自宅が特定されることでトラブルに巻き込まれる可能性もあります。

◆バーチャルオフィスのサービス内容とは
街の一等地に住所を構え、ビジネスが始められるのがバーチャルオフィスのいいところですが、他にもサービスがあります。基本サービスに含まれているものとオプションサービスのものがあり、事業者によって異なります。

1.FAX
指定したメールアドレスにFAXが届くサービスです。複合機や固定電話FAXを持たなくても、好きな場所でFAXを受け取ることができます。fax機器を設置することで、用紙代やトナー、機器のメンテナンス費用がかかります。

2.電話転送と電話秘書
指定の転送先に24時間、着信を転送してくれます。他にも、オペレーターが自社の名前で電話を受けてくれます。着信に即座に対応できることは、顧客からの信頼性を高めることにもなります。

3.郵便物の転送
届いた郵便物は即日発送され、オプションで内容を通知してくれたり、インターネットで郵便物の到着状況を調べるサービスがあります。

4.会議室の利用
バーチャルオフィスであっても、顧客と商談したり、スタッフと仕事をしたり、物理的な作業スペースが必要となることもあります。机や椅子、ホワイトボードやプロジェクターなどの設備を利用するサービスもあります。

◆まとめ
・バーチャルオフィスはオフィスを持たない仮想の事務所
・月々5,000円程度から一等地に住所を構えられる
・起業家の個人情報を守り、顧客からの信頼も高い
・FAX複合機を持つことなく、いつでもどこでもFAXを受け取れる
・電話の転送や電話秘書を利用できる
・郵便物の転送や会議室も利用できる

起業

テレワークに最適!新型コロナで注目インターネットfaxとは 

テレワークに最適!新型コロナで注目インターネットfaxとは 13通目

働き方改革の推進と新型コロナウィルス感染拡大防止のため、多くの企業ではテレワークや在宅勤務を取り入れています。インターネットを利用したテレビ会議やペーパーレス化などで少しずつ進んでいるテレワークですが、まだまだ導入に踏み切れていない企業も多いのではないでしょうか。その一つが、FAX受信です。

そこで注目されているのがインターネットFAXです。新型コロナウィルスの影響でテレワークを促進するためにインターネットFAXが最適な理由をご説明します。

◆テレワークが進まないのは紙のFAXが原因?
新型コロナウィルスの影響に関わらず、昨今ではテレワークを導入する企業が増えています。働き方改革を推進する一環として、従業員のワークライフバランスを充実させることが目的です。テレワークなどの柔軟な働き方を認め、充実した生活とスキルアップ、そしてより短時間で大きな成果を挙げるという、会社にとっても従業員にとってもメリットのある取り組みです。
しかし、テレワークの推進を妨げる要因はFAXや稟議書のような紙文化です。

◆FAX受信のために必要なモノ・ヒト
テレワークが進む現代でも、紙のFAXはまだまだ残っています。顧客や取引先から届く発注書や見積書、諸連絡をFAXに頼っている企業は多く、その確認のためには、オフィスに複合機を設置し、それを受け取る従業員が出勤しなければなりません。

◆FAXを処理するために必要なコト
受信したFAXを担当者へ振り分けたり、デジタルデータ化(スキャン)して関係者へ共有したりする必要があります。これを担当する従業員が必要で、大きな労力となります。伝達ミス、処理漏れ、紛失…など考えればきりがないくらいのリスクがあります。

◆インターネットFAXで働き方改革
上述のリスクを回避するのが、インターネットFAXサービスです。インターネット回線を利用してFAXを送受信できるサービスで、FAX複合機がなくても送受信ができるのです。FAX専用の電話回線をひく必要もなく、用紙もトナーも不要のサービスです。新型コロナウィルス拡大防止のため、出勤者削減の要請にも対応でき、テレワークを推進する心強いツールです。

◆テレワークにはメッセージプラス
メッセージプラスは、数あるインターネットFAXサービスの一つです。利用料は、月額950円(税抜)で、受信料は無料です。送信料は1枚15円です。年額9,500円の年払いプランなら、1,900円、つまり2ヵ月分の利用料がお得になり、さらにFAX送信200枚分のサービスポイントが付いてきます。

◆メッセージプラスがテレワークにお勧めの理由①完全ペーパーレス
メッセージプラスなら、届いたFAXにデータ上で書き足し、かつそのFAXを印刷したりスキャナーで取り込んだりせず、データのまま送信することができます。用紙代の削減だけでなく、スキャンの手間を省くことができます。

◆メッセージプラスがテレワークにお勧めの理由②外出先でも送受信可能が可能
メッセージプラスのFAXは、クラウド上のサーバで管理されており、インターネットが使えるパソコンやタブレット、スマートフォンでいつでもどこでも送受信が可能です。レンタルオフィスやコワーキングスペース、もちろん自宅でも送受信が可能なため、テレワーク中の従業員も活用できます。

◆まとめ
新型コロナウィルス感染拡大防止のため、出勤者の削減、テレワークが推奨されています。その方法の一つとしてインターネットFAXの導入をお勧めします。
・テレワークが進まないのは紙のFAXや稟議書などの紙文化
・紙のFAXのデメリットは、処理の手間とミスのリスク
・複合機不要、用紙やトナーが不要のインターネットFAXを活用し、働き方改革&経費削減

中小企業経営者が身につけたい業務改善につながるスキル5選

中小企業経営者が身につけたい業務改善につながるスキル5選 12通目

中小企業経営者や個人経営者の方は、常に業務改善に取り組まれていることと思います。しかし、なかなか結果に結びつかず、苦労もされている方も多いと思います。
そこで、中小企業経営者や個人経営者の方だけでなく、ビジネスマンが身につけたいスキルを分析手法に特化して5つご紹介します。

◆定量分析
言葉だけの情報(定性情報)」は主観的な評価のため、基準があいまいです。「かっこいい」「おいしい」「おもしろい」などは客観性が重要視されるビジネスの世界では、重要な決定のためには根拠が不十分です。そこで、数字を基にしたデータで考えるのが「定量分析」です。
例えば、自社のウェブサイトの効果を分析する時、ページビュー数(PV数)や離脱率でといった情報が有益になります。自分の経験や勘、他人の意見を鵜呑みにするのではなく、客観的なデータで意思決定をする必要があります。

◆第三要因(因子)分析
売上アップの要因は広告がよかったからだ、広告担当者の目線ではこのような分析になるのは当然です。しかし、本当に因果関係があるのか、と疑ってみることが必要です。
1.広告の打ち出しは、売上アップより先に起きた事象なのか
2.広告と売り上げアップはともに変化している(相関関係がある)のか
3.広告以外に売り上げアップの原因となるものは存在しないのか
この売上アップの要因として、広告以外のものの存在を否定できなければなりません。これが第三の要因(因子)です。季節的なものだった、他社製品の品質が落ちた、口コミやSNSでの評判が良かった、など冷静かつ客観的に評価する目が必要となります。

◆単純集計とクロス集計
アンケートなどから有益な情報を読み解く力が大切です。
市民向け講座の評価はどうだったのか?まずは単純集計で、アンケート全体の回答結果をと比率をまとめ、調査の全体感を把握します。講座内容に不満だったと回答した人が80%になったとします。これだけでは、どういう人が不満を持っているのか掴み切れません。
そこで、クロス集計を利用します。データの属性でクロスさせて集計する手法です。参加者の年齢別や職業別に掛け合わせて集計することで整理しなおすことができます。30歳代には満足度が高かったが、60歳代には不満が大きかった、会社員には満足度が低かったが、自営業者には満足度が高かった、などどこに問題点があったかがわかります。

◆フェルミ推定
欲しい情報を調べても見つからない場合があります。調査しなければわからない数量を論理的に概算するのが「フェルミ推定」です。物理学者エンリコ・フェルミが名前の由来で、フェルミ自身が学生に出題した「アメリカのシカゴには何人のピアノ調律師がいるか」という事例に、仮説を立て、検証し、知っている情報をあてはめ、計算する(推定する)という順序で行います。当社の製品は、日本で一日いくつ消費されているか?などは、日本の世帯数が約5300万世帯だとして、一世帯三人程度とし、一人一日1個消費する、と計算していくと、概算の数値が導き出せます。

◆パレート分析
パレートの法則というものがあり、全体の2割の要素が、全体の8割を生み出しているという法則です。20:80の法則とも呼ばれています。「売り上げの8割は2割の顧客が生み出している」「仕事の成果の8割は、より重要な2割の仕事で生み出されている」などです。
仕事の成果の8割を生み出す2割とは何なのか、成果にならない無駄な仕事は無いのか、といったことを考えることで業務改善につながります。

◆まとめ
・定量分析:客観的な数値によるデータで意思決定しよう。
・第三要因分析:本当に因果関係があるのか、第三の要因がないか考えよう。
・クロス集計:全体を把握し、データの属性でも情報を整理してみよう。
・フェルミ推定:調べても見つからない情報、調査しなければわからない情報は、仮説を立てて数値を導き出してみよう。
・パレート分析:全体の8割の成果を生み出す、2割の要素は何か、無駄な業務を見直すきっかけにしよう。